ホテル事業において、購買業務は重要な役割を担っています。
そのため、適切な購買管理方式を取り入れる必要があります。
ホテルでは、必要な食品・物品が大きなものから小さなものまで細かく分けると非常に多くあり、適切な購買管理が必要です。
ホテルでは、どのように購買管理業務をおこなっているのでしょうか？
今回は、ホテルの購買システムについての概要やメリットについて詳しくご紹介します。
ホテルが導入する「購買システム」
近年、「購買システム」を導入するホテルが増加しています。
ホテルの購買業務を自動で最適化し、購買管理を効率的におこなうシステムのことを「ホテル購買システム」と呼びます。
購買管理業務は、ホテルに必要な品を最適なタイミングや量で調達しなければなりません。
また、品質や価格も最適なものが求められます。
さらには、在庫やデータの管理が必要です。
ホテル購買システムは、仕入れから検品、在庫管理業務まで自動でおこなうことができます。
集中購買方式と分散購買方式
購買管理には、大きく分けて方式が2つあります。
それは、集中購買方式と分散購買方式と呼ばれる方式です。
それぞれ異なる特徴がありますが、多くのホテル購買システムはどちらも対応できます。
こちらでは、その2つの購買管理方式についてご紹介します。
集中購買方式
集中購買方式は、購買管理活動を本社で一括管理する方式です。
必要な品を大量購入すると、価格の取引条件が有利に働くことがあります。
一括で管理することで、業務の標準化や単純化が可能になります。
しかし、納品までの時間が掛かってしまう場合があり、緊急な発注には適していない部分があります。
分散購買方式
分散購買方式は、必要な品をそれぞれの拠点で購買活動をする方式です。
スピーディーな発注が適しているのはこちらの方式です。
また、定期的に取引先と購買活動をおこなうため、良好な関係を築くことができます。
しかし、その分単価が高くなるため、大量購入に適しているとは言えません。
ホテル購買システムを導入するメリット
ホテル購買システムは、集中購買方式と分散購買方式のどちらにも対応できます。
それぞれの不得意な部分をカバーし、得意な部分を最大限に伸ばせるようになります。
そのため、導入するとホテルにとってメリットが大きいです。
こちらでは、ホテル購買システムを導入するメリットについてご紹介します。
ホテル内の購買業務の効率化
ホテル購買システムは、購買業務を効率化することができます。
必要な品を取引先や仕入れ先に発注を出しますが、その数が増えると業務が複雑になり、時間が掛かてしまいます。
また、そのデータを管理する業務も必要です。
購買システムは、業務に必要な作業を自動化できるため、発注伝票作成の作業時間が短縮できます。
また、データ管理もシステム上でおこなえるため、一括管理が可能です。
これまで、時間が掛かっていた作業が短縮されることにより、業務の効率化を図ることができます。
無駄のない発注・管理業務が実現します。
購買コストの削減
ホテル購買システムは、購買業務に関わるコストを削減することができます。
システムの機能を活用することで、これまで取引歴がなかった業者から、見積を取ることできるようになります。
また、これまでの取引先との交渉価格も的確なものになります。
そのため、よりいい品を低コストで仕入れることが可能です。
また、購買業務に必要な発注書や伝票などが電子化されるため、ホテル内のペーパーレス化が実現できます。
これまで購買業務で必要であったコストを削減することが可能になります。
ヒューマンエラー防止
ホテル購買システムは、システム上で購買管理ができるため、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。
人が手作業でおこなうアナログな方法では、どうしてもミスが起きてしまいます。
ホテルのように多くの品の購買管理が必要な事業であれば、なおさら防ぐことが難しいです。
そこで、ホテル購買システムを導入することで、起こりうる人的ミスを防止することができます。
ホテル購買システムでは、自動で購買に関わる数字を管理します。
これにより、発注漏れを防ぐことができます。
また、未納品の確認も簡単になるため、損失も防ぐことが可能です。
スピード感のある購買業務の実現
ホテル購買システムの導入によって、スピード感のある購買業務が実現します。
システムを通して、各部門が必要なものを発注することができるため、一部門が取りまとめる必要がありません。
そのため、発注依頼から納品までのスピード感が早くなります。
これを実現するためには、各部門との連携が取れるシステムを選ぶことが重要です。
また、購買管理の情報を共有できるシステムであるとなお良いでしょう。
まとめ
ホテルの購買管理業務は、システムの導入により効率化されています。
仕入れから検品、在庫・データ管理まで一括でおこなえるため、業務改善を図ることができます。
また、ヒューマンエラー防止が可能であるため、損失を防ぐことができるため、ホテルにとっては大きなメリットと言えます。
より良いものを低コストで仕入れるためには、ホテル購買システムの活用が必須でしょう。
スピード感のある購買業務を実現させるためにも、ホテル内の連携が取れるシステムを選択することをおすすめします。
