【旅館システム】フロント業務を効率化させるシステムについて解説

旅館のフロント業務は多岐にわたります。 その多くの業務を効率化するために、システムを導入する旅館が増えています。 旅館にシステムを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるようになるのでしょうか 「旅館のフロント業務を効率化させたい」 「旅館システムについて知りたい」 という方は、ぜひ今回の記事を最後までお読みください。  

旅館のフロント業務内容

旅館のフロント業務内容_イメージ
主な旅館のフロント業務は、以下の内容です。
  • チェックイン、アウト
  • 電話対応
  • 宿泊予約受付、管理
  • 会計
チェックイン・アウトを含む対面での接客、予約の窓口となる部署がフロントです。 電話対応はお客様からの問い合わせ、またはタクシーなどお客様の交通手配を行う場合もあります。そして、会計でお客様との金銭の受け渡しを行います。 このように、お客様の対応を対面や電話を通して行い、金銭も扱いますので、正確で細やかな作業を行う能力が求められます。 また、他部署と連携を図りながら対応し、時には他部署のヘルプに入ることもあります。 フロントは、旅館の中心的な存在と言えるでしょう。 宿泊するお客様と多く関わる場所となりますので、接客対応が強く印象に残る部署です。  

旅館システムとは

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旅館システムとは、宿泊予約者や業務の管理を自動的に行うものです。導入することで、フロント業務の効率化を図ることができます。 多くの旅館は、予約や業務の管理が担当従業員によって行われており、属人的になっています。また、フロントでのチェックイン・アウトは、台帳や用紙に記入をしなければならず、時間が掛かります。 このような業務をデジタル化し、管理を一括で行うことで、的確な情報を出力できるものが旅館システムです。 煩雑で非効率的であった、フロントの業務をカバーし効率化することができます。 旅館のような宿泊施設を中心に、導入が広まっています。  

システム導入によるメリット

旅館システムを導入することで、様々なフロント業務が効率化されます。 具体的にどのようにフロント業務が効率化されるのかご紹介します。
システム導入によるメリット_イメージ
 

宿泊予約者・顧客管理の効率化

宿泊予約者や顧客管理といった業務を自動的に行えるので、効率化が図れます。 旅館システムを導入することで、外部の予約サイトのデータを自動的に読み込めることができ、正確な予約状況を把握することが可能です。また、一度予約したお客様の食事の好みやアレルギーなどの情報もデータ上で管理できます。 これまでは、手作業で記録し保管していたので、効率が良いとは言えませんでした。データ上で顧客管理ができれば、的確なサービスを提供することが可能です。 予約状況や顧客管理が自動で行えるので、どの従業員であってもフロント業務が可能になります。 属人的であった管理業務も効率よく行うことができるようになります。 予約を受付ける場合も、スムーズに対応することができるので、フロント業務が効率化されると言えるでしょう。  

作業の効率化

旅館システムを導入することで、時間がかかっていた作業を効率化することができます。 例えば、チェックイン・アウトや会計の業務です。 システムが導入されていない場合のチェックイン・アウトは、台帳や用紙に記入する作業が必要で時間が掛かります。また、会計の際に手書きの領収証を求められることもあり、その間はお客様をお待たせしなければなりません。 このような作業が続くと、顧客満足度も低下してしまいます。 旅館システムを導入すると、チェックイン・アウトはスマートフォンで可能となり、領収書も自動で発行することができます。 時間をかけることなく作業が完了するだけでなく、ミスが起きずペーパーレスにも繋がります。 効率の良い作業を行うことで、お客様を待たせることなく、スムーズに案内することができます  

最小人数で運営が可能

フロント業務は、様々な作業が多く人手が必要とされる部署です。しかし、旅館システムを導入することで最少人数での運営が可能になります。 宿泊者の管理や事務作業を効率化することが可能になり、フロント業務は最少人数で対応が可能になります。 旅館を含む宿泊業は、離職率が高く人手不足が大きな問題です。 新型コロナの終息後は宿泊施設の需要が増え、従業員の人手が必要となるでしょう。業務を効率化できるシステムが導入されていない場合は、従業員にさらに負担が掛かってしまいます。 チェックイン・アウトもスムーズに行えるので、人手は今までよりも必要ありません。 今まで必要であった人数を最小限に抑えることができるので、フロントだけでなく旅館全体にとっても効率の良いものであると言えます。  

まとめ

旅館のフロント業務は、様々な作業が多くシステム導入による効率化が必要です。 旅館の宿泊者は、他にはないおもてなしのサービスを期待し、訪れます。しかし、フロント業務が煩雑していては、サービスの質を落としてしまいます。 旅館システムにより、正確な情報を得られ業務に活かすことができます。 上質なおもてなしを提供するためにも、旅館にシステムを導入することが必然となってくるでしょう。