ホテル管理システム(PMS)の導入でより快適に!《一覧・料金比較》

ホテルの予約管理システムとは、どのような機能が備わっているのでしょうか?

施設運用する上で欠かせない業務をシステム化したいと検討中のホテル・旅館経営者の方にむけて、宿泊施設の管理システムについて説明します。また、ホテル管理システムの選定のコツなど具体的にシステム会社のご紹介もします。

業務効率化、顧客満足度の向上、売上の増加を目指している方は、この際に検討してみてはいかがでしょうか。

ホテルシステム(PMS)とは?

宿泊部門の業務をIT化するPMS(Property Management System)の略語です。主にホテルや旅館が、予約や客室管理を行う際に利用するホテルシステムのことで、ホテルや宿泊業界でもIT化がトレンドになりつつあります。

  • スムーズなチェックイン/チェックアウト、精算の実現
  • サイトコントローラーと連携し、予約情報の更新、修正作業の削減
  • 宿泊顧客データの蓄積と分析、接客への活用
  • 自動チェックイン機・自動精算システム
  • 売上データの見える化と分析による営業戦略の構築
  • 清掃、ハウスキーピング業務の効率化

など、施設運営をきめ細かくみることができ業務の効率化、省力化を支援してくれます。

ここで「サイトコントローラー」との違いをお伝えします。

自社のサイトや国内のOTA(「楽天トラベル」や「じゃらん」など)、海外のOTA(「Expedia」「Booking.com」など)といった複数の予約サイトを一元管理できるシステムのことです。

PMSは「施設内のフロント業務」を一元管理するのに対し、サイトコントローラーは複数の予約サイトという「内外の販売チャネル」を一元管理します。

どちらか一方だけを使うのではなく、互いに連携させながら利用していくことが望ましいでしょう。

 

導入メリット

顧客管理がしやすくなる

紙やExcelで顧客情報を管理していたホテルでは、顧客からの問い合わせがあっても担当者が不在の場合、問い合わせと顧客情報を探す手間が発生しています。時間ロスによって顧客満足度が低下してしまうケースもある為、顧客情報がシステム上にあると、問い合わせがあってもその場で回答できるので、対応の早さがホテル評価のアップも期待できます。また、

顧客の宿泊データだけでなく、アレルギー・家族構成・枕の好みなどをデータとして管理することでリピート対策や顧客体験価値の向上につながります。

従業員のタスクを減らし、作業がスリム化

紙媒体での顧客とのやりとりを、システム上で一括管理できるため、集計や対応をすばやくすることができます。顧客情報をリアルタイムで共有できることから、担当者への確認や入れ違いによるトラブルが発生しにくく、目の前の業務に集中することができます

『業務効率化』についてはこちらの記事をご一緒にお読みくださいませ。
【今日から実践可能!】ホテル業務効率化の改善策5選!

24時間受付で機会損失の防止

24時365日対応できるため、予約の機会損失を防止できます。従来の電話予約ではどうしても深夜などの対応ができず、機会損失をしている可能性がありました。しかし、予約サイトなどに対応することで24時間365日予約受付が可能です。

 

選定のコツ

とりあえず、ホテルシステムを導入してみようと考えで導入しても、管理業務は効率化されません。何を目的としてシステムを導入するかを担当者、スタッフの間で明確にしておくことが大切です。

例えばチェックイン&チェックアウトの管理を楽にしたい、経理管理を効率化したい、顧客管理をしてリピーターを増やしたい等の目的を絞りましょう。また、現場のスタッフが毎日利用するシステムなので、見やすく使いやすいのが必要不可欠です。

導入形式は「オンプレミス型」「クラウドサーバー型」の2種類あります。それぞれ紹介させていただきます。

クラウドサーバー型

クラウドサーバー型は施設にサーバー機(H/W)を設置する必要がなく、初期導入コストを削減できます。

インターネットに接続することで利用ができますし、サーバー保守の管理者が不要でアップデートは業者にまかせられます。外出先、遠隔地や営業先で利用可能です。

オンプレミス型

オンプレミス型はサーバーを自社で運用します。複数台のパソコンで利用する場合、施設でWindowsのサーバー設置が必要となります。初期費用+ソフトウェア保守費用がかかりますが、ランニングコストが抑制されます。

提供している会社によってホテルシステムのジャンルは異なるので、情報収集して複数の会社で見積もりを依頼して比較するのがいいでしょう。また、各システム様々なオプションが用意されていますので、カスタマイズ可能か、他のシステムとの連動が可能か確認が必要です。

メーカーによって、価格や搭載されている機能が大きくことなります。

クラウド型のほうがオンプレミス型に比べて初期費用が抑えられ、社外のアクセスも可能で、利用しやすくおすすめです。万全のセキュリティー対策を施していることが多いので、安心して顧客管理ができます。予算やコストパフォーマンスを判断されるといいと思います。

施設の規模から適したホテルシステムを選ぶことが一番重要です。

 

ホテル管理システム一覧・料金比較

小規模向け

「宿泊業務管理システム「innto(イントゥ)」

https://innto.jp

  • クラウド型なので場所を選ばずアクセス可能
  • 予約・顧客情報・客室・スケジュール・帳票・フロント業の管理に対応
  • 初期費用0円で月額費用1ベット199円~
  • カプセルホテル、簡易宿泊などの小規模宿泊施設に導入したい方向け
  • 365日、24時間サポート提供している

「Staysee(ステイシー)」

https://staysee.jp/

  • 初期費用0円
  • 3ステップで簡単登録
  • 予約管理や部屋割りから会計管理、集計まで幅広く対応。
  • 無料トライアルあり

大規模向け

「NEHOPS」

https://jpn.nec.com/hotel/nehops/index.html

  • NECが提供する管理システム
  • クラウド型最大級のシステム
  • 大規模シティホテルや300を超えるチェーンで導入

予約プロ+(プラス)

https://info.489pro.com/

  • 導入実績2000施設以上
  • 英語、中国語、ベトナム語などインバウンド対応
  • 3ステップで予約可能な多機能宿泊予約システム

 

まとめ

現在の競争市場ではどのホテルも市場シェアを確保、維持しなければなりませんので、オリジナリティを持つホテルの文化や伝統は残しつつ、今後の変化にも柔軟に対応していく姿勢が大切ではないでしょうか。

それにより様々なサービスがお客様により快適に過ごしてもらう、新しい付加価値の提供ができることでしょう。

ホテル予約システムは、ホテルのフロント業務を一元管理できるシステムです。予約に付随する業務の負担を軽減することはもちろん、顧客情報を記録することでサービスの質向上にも役立つ1つになります。自社に合った使いやすいシステムを選びましょう。